Políticas de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. OBJETIVO
    Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la compañía dando cumplimiento
    a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de
    2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
  2. ALCANCE
    Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes,
    colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de Hoteles Portobelo SAI S.A.S.
    Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos
    personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
  3. DEFINICIONES
    Para los efectos de la siguiente política se entenderá por:
    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento
    de sus datos personales.
    Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de
    conformidad con la Ley.
    Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal
    regulada por la ley.
    Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
    determinadas o determinables.
    Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar
    discriminación, como por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
    las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos
    humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
    POLITICA BASE DE DATOS – HOTELES PORTOBELO SAI SAS
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    Av. Colombia (Av de la Playa) No. 5 A – 69 PBX (8) 5127401 reservas@portobelohotel.com
    San Andrés Isla – Colombia
    Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos
    personales por cuenta de la Compañía.
    Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los
    datos.
    Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a Hoteles Portobelo SAI S.A.S.
    Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
    Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
    tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un
    receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
    fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
    encargado por cuenta del responsable.
    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la
    recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  4. POLÍTICA
    4.1. Generales
    4.1.1. Hoteles Portobelo SAI S.A.S., en adelante la Compañía, identificada con NIT 900.526.198 – 2, con
    domicilio principal en la AV Colombia 5ª 69 en la ciudad de San Andres Islas, página web
    www.hotelesportobelo.com, se hace responsable del tratamiento de datos personales que
    aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el
    Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás
    normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
    4.1.2. Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a
    disposición el correo electrónico reservas@portobelohotel.com Y el Teléfono: (57-8) 5127401
    4.1.3. Toda área o colaborador de la Compañía que por sus funciones esté encargado del tratamiento de
    bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y
    procedimiento del presente documento.
    4.1.4. La compañía debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan
    datos personales sujetos a tratamiento.
    4.2. Tratamiento de la información
    4.2.1. Cumplimiento de la Ley
    La Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en
    especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No
    1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
    4.2.2. Finalidad
    La Compañía informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual
    en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial,
    operativa, y de recursos humanos de la Compañía; así como el desarrollo de actividades de bienestar,
    salud, educación, cultura, y velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de la
    misma.
    La Compañía suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o
    pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
    4.2.3. Autorización
    La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado
    del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
    No es necesaria la autorización cuando se trate de:
    Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
    funciones legales o por orden judicial
    Datos que sean de naturaleza pública
    Casos de urgencia médica o sanitaria
    Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
    Datos relacionados con el Registro Civil de la persona
    4.2.4. Veracidad
    La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El
    titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la Compañía.
    4.2.5. Acceso y circulación de la información
    En el tratamiento de la información la Compañía se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de
    los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido la Compañía sólo
    hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.
    La información estará disponible en internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso
    esté controlado de acuerdo a las políticas de la Compañía y esté limitado a sus titulares o terceros
    autorizados para el tratamiento de la información.
    4.2.6. Seguridad de la información
    La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar
    seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos,
    evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
    La Compañía puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con
    autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación
    esté aprobada por el Departamento de Mercadeo.
    4.2.7. Confidencialidad
    La Compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que
    comprende el tratamiento.
    Los colaboradores de la Compañía encargados del tratamiento de la información personal se comprometen
    a cumplir con con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
    4.2.8. Datos sensibles
    La Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:
    El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento
    Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o
    jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes
    legales.
    Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
    derecho en un proceso judicial.
    Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la
    supresión de identidad de los titulares.
    4.2.9. Derechos de los titulares
    Los titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:
    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
    Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que especifica la
    Ley que no requieren autorización :
    o Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
    orden judicial o Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento de información
    autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos o Datos relacionados con el registro civil
    de las personas
    Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley
    1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074
    de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Compañía no respete los
    principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
    El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del
    correo reservas@portobelohotel.com
  5. PROCEDIMIENTO
    5.1. Autorizaciones
    La Compañía solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el
    tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados
    de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
    5.2. Consultas
    El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a
    través del correo electrónico reservas@portobelohotel.com
    Por solicitud del titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o
    vinculado con la identificación del titular.
    La Compañía responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la
    fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará
    al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días
    hábiles siguientes al primer vencimiento.
    5.3. Reclamos
    El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal
    sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía incumple con la
    Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015
    y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
    Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
    Los reclamos se hacen a través del correo electrónico reservas@portobelohotel.com
    Los reclamos deben contener:
    Identificación del titular
    Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
    Dirección
    Documentos adjuntos (si aplica)
    Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al
    interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones
    necesarias.
    La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para
    hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de
    tal situación al interesado.
    La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente
    al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al
    interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles
    siguientes al primer vencimiento.
    Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos
    5.4. Transferencia y transmisión de la información
    La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
    Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
    Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    Terceros autorizados por el titular o por la ley.
    La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular
    de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus
    negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en
    encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
    A todo tercero que por su relación con la Compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le
    debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el
    cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos
    personales.

    5.5. Transferencias internacionales
    La Compañía transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles
    adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de
    Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:
    El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
    El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública
    Se trate de transferencias bancarias o bursátiles
    Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte
    Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
    Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales
    5.6. Excepciones
    La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
    Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
    Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
    Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
    5.7. Vigencia
    La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 01 enero 2017 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.